Mange virksomheder overvejer en opgradering af deres telefonsystem. I dag er der ikke megen tvivl om at det skal være baseret på IP telefoni, men i mange tilfælde er man ikke helt sikker på, hvilke krav som skal stilles til det nye telefonanlæg for at det bedst muligt kan opfylde virksomhedens behov, nu og i fremtiden.
Før man starter et IP telefoni projekt, er der en række spørgsmål og forhold som skal afklares for at sikre, at man indfører den mest hensigtsmæssige løsning både teknisk og økonomisk. Derudover skal afklaringen af disse spørgsmål sikre at virksomheden er bedst muligt rustet til at tale med forhandlere og leverandører – og sidst men ikke mindste – implementere løsningen så det bliver en succes og OPLEVES som sådan af medarbejderne.
I det følgende behandler vi en del af de vigtigste spørgsmål.
Er det bedre at migrere til en hybrid IP/PBX end en ren IP telefoni løsning?
De fleste PBX (Private Branch eXchange) leverandører tilbyder opgraderinger af deres eksisterende teknik platforme til understøttelse af IP telefon. Har virksomheden allerede sådan et anlæg, er dette ofte en hurtig vej til gradvis indførelse af IP telefon i virksomheden. Mange gange vil en sådan strategi være anbefalelsesværdig da den ofte tilbyder en mere skånsom migrationsvej. Man skal selvfølgelig her være opmærksom på om den hybride løsning er fremtidssikker i forhold til en række faktorer, for eksempel SIP understøttelse, mobilintegration etc.
Hvilke funktioner er det som IP telefoni skal indeholde?
I mange tilfælde er det ønsket om udvidelse af kapacitet, snarere end ønsket om ny funktionalitet, som er drivkraften bag indførelse af IP telefoni. Ofte er udgangspunktet at IP telefonerne blot ”skal kunne det samme” som de telefoner de afløser. Dette er dog ofte en kortsigtet betragtning idet fordelene ved IP telefoni væsentligst viser sig ved at tage ny funktionalitet i anvendelse, for eksempel gennem en indførelse af unified communication løsninger
Hvilke Telefoner skal man basere sin løsning på?
Er det planen at udnytte IP telefoni til besparelser på telefonapparaterne i forhold til dyre systemapparater?
Er der i så fald gjort overvejelser om hvad de basale krav er til IP telefon apparater. Skal man standardisere på en bestemt apparattype eller skal der udvælges et antal forskellige apparater. Hvordan skal politikken være omkring softphones? (telefon applikationer der kører på en PC)
Hvilken omkostning regnes nødvendig til undervisning og træning af slutbrugeren?
Enhver ændring af noget så udbredt og betydningsfuldt som virksomhedens telefoni system, kræver en vis grad af omstilling fra slutbrugerne.
Her skal specielt tænkes på dem der bruger telefonerne mest, såsom reception og call-centre. (Det er ofte disse, der vil få mest glæde af IP-telefoni, men også opleve flest problemer)!
For at sikre projektets succes er det vigtigt at man på forhånd har overvejet hvilken grad af træning og undervisning som er nødvendig. Man skal være opmærksom på at projektets succes i høj grad hænger sammen med slutbrugernes oplevelse og accept af forandringerne.
Det er naturligvis meget afhængigt af organisationen, men en velovervejet grad af slutbrugerinvolvering er derfor en vigtig faktor i projektet – og det skal ske tidligt i forløbet.
Hvilke forventninger er der til forbedringer i produktivitet?
IP telefoni blev tidligere primært introduceret i forventning om konkrete omkostningsbesparelser. I dag er perspektivet nærmere hvordan man via IP teknologien kan opnå produktivitets forbedringer igennem ny funktionalitet og gennem integration af telefonisystemet med andre systemer.
Er der for eksempel planer om at udvide IP telefoni funktionaliteten med videokonference, eller er der planer for at introducere Unified Communication?
Hvilken SLA (Service Level Agreement) kan der tilbydes på IP telefoni installationen?
Typisk har man fra traditionelle telefonsystemer været vant til en meget høj tilgængelighed. I den forbindelse er det vigtigt at sikre, at man ikke oplever forringelser i den tilbudte service ved overgang til IP telefoni. Herunder er det vigtigt at undersøge hvilken support der er tilgængelig fra IP telefoni leverandøren og om den er sammenlignelig (eller evt. bedre) end den man hidtil har været vant til.
Har virksomheden IT personale til drift at en IP telefon platform?
Traditionelt har drift af virksomhedens netværk og telefonisystem være organisatorisk separerede. Med indførelse af IP telefoni får man pludseligt en mængde afhængigheder mellem telefoniplatformen og virksomhedens datanetværk (IP netværk). Der bliver en række nye faktorer som skal overvejes og håndteres i forbindelse med drift af netværk, servere m.v. Dette vil i givet fald stille andre (og oftest forøgede) krav til IT afdelingen på driftssiden. Man bør i den forbindelse overveje om en IP telefonløsning bør basere sig på outourcing af hele - eller dele af - løsningen.
Og endelig –
Er faste telefoner overhovedet nødvendige i virksomheden eller skal man overveje en rent mobil løsning?
For mange virksomheder vil det give mening ikke automatisk at udskifte en eksisterende fastnet installation med en ækvivalent løsning baseret på IP telefoni, men i stedet benytte lejligheden til grundlæggende at gennemtænke en strategi for virksomhedens telefonibehov. Herunder om disse behov bedre kan imødekommes ved indførelse af en ren mobil telefoni løsning for nogle eller alle medarbejdere.